Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ — данный вопрос встал перед налогоплательщиками с начала 2016 года в связи с нововведениями налогового законодательства. Об актуальных моментах при формировании отчета 6-НДФЛ и внесении в него сведений о финансовой поддержке сотрудников расскажем в этой статье.
Материальная помощь в 6-НДФЛ : теория нововведений
С начала 2016 года организации и индивидуальные предприниматели обязаны предоставлять отчетную документацию 6-НДФЛ. Этот отчет содержит консолидированные данные по конкретному предприятию о доходах, полученных физлицами, включая (абз. 6 п. 1 ст. 80 НК РФ):
| Скачать форму документации |
- показатели начисленных и уплаченных доходов, в том числе финансовой поддержки;
- налоговые льготы;
- рассчитанные и перечисленные налоги;
- прочие данные, используемые при исчислении налога.
Нормативная база, регулирующая вопросы оформления и заполнения формы 6-НДФЛ, включает Налоговый кодекс РФ, приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ и множество разъясняющих писем Федеральной налоговой службы по конкретным ситуациям, связанным с формированием указанной отчетной формы.
Среди них письменные разъяснения:
- от 13.11.2015 № БС-4-11/19829;
- от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@;
- от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@;
- от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@ и др.
В форму 6-НДФЛ внесены изменения Приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Обновленный бланк вступил в силу с 26.03.2018. За 2017 год 6-НДФЛ можно сдать и по новой, или по старой форме. А за 1 квартал 2018 года нужно отчитываться только на новом бланке.
Исходя из нормативных требований, сдача 6-НДФЛ должна происходить в заявленные сроки (п. 2 ст. 230 НК РФ):
- за первые 3 месяца — не позже 30 апреля;
- за полугодие — не позже 31 июля;
- за 9 месяцев — не позже 31 октября;
- за 12 месяцев — не позже 1 апреля следующего года.
Финансовая поддержка в виде различных выплат, предоставляемых сотрудникам, также является доходом, который к тому же при определенных условиях облагается подоходным налогом. Соответственно, материальная помощь в 6-НДФЛ также должна быть отражена.
Скачать актуальный бланк 6-НДФЛ можно .
Какие выплаты относятся к матпомощи
Денежная помощь представляет собой финансовую поддержку, которую организация оказывает членам трудового коллектива, попавшим в нестандартные, требующие материальных затрат условия. Положения о матпомощи, оказываемой предприятием, устанавливаются в трудовых соглашениях с работниками и коллективных договорах.
Матпомощь может быть классифицирована по следующим видам:
- Исходя из периодичности предоставления:
- разовая;
- систематическая.
- В зависимости от выделенных средств:
- денежная;
- вещевая.
- По основанию предоставления:
- в связи с рождением детей;
- при стихийных бедствиях и природных катаклизмах;
- как помощь на погребение умершего родственника;
- при проблемах со здоровьем и т. д.
Часть выплат, формально подпадающих под определение материальной помощи, могут составлять элементы системы оплаты за выполнение трудовых функций, а значит, фактически представлять собой не финансовую поддержку от компании сотрудникам, а разновидность платы за выполнение должностных обязанностей.
Не знаете свои права?
Согласно пояснениям, приводим в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.11.2010 № 4350/10 и письмах Минфина России от 22.10.2013 № 03-03-06/4/44144 и от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912, в этом случае отчисления должны быть:
- зафиксированы трудовым соглашением или колдоговором как часть системы платы за труд;
- зависимы от величины зарплаты и качества исполнения трудовых функций.
Кроме того, для целей формирования отчетного документа 6-НДФЛ имеет значение порядок налогообложения сумм финансовой помощи. В частности, случаи освобождения от подоходного налога по основаниям, указанным в ст. 217 НК РФ, в том числе единовременных выплат и компенсаций, не превышающих 4 000 руб. за отчетный год. Рассмотрим как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ.
Как написать заявление на матпомщь, читайте .
Отражение финансовой поддержки различных видов в 6-НДФЛ (в том числе до 4000 руб. и более)
Порядок отражения сумм материальной помощи в 6-НДФЛ различен. Данные суммы могут:
- не указываться совсем;
- отражаться частично;
- заполняться полностью.
- В отчете не указываются матвыплаты, не нашедшие отображения в приложении 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, так как размер рассчитанного налога (графа 040) выявляется в виде разницы между перечисленным доходом (графа 020) и суммой налоговых преференций (графа 030), умноженной на налоговую ставку (графа 010). К тому же, в соответствии с письмом ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@, сведения о налоговых льготах (графа 030) заполняются исходя из данных, определенных в приказе ФНС РФ № ММВ-7-11/387@, приложение 2.
Таким образом, в отчете не указываются (пп. 8, 8.3 и 8.4 ст. 217 НК РФ):
- разовая финансовая поддержка на похороны родственника, оказываемая трудящемуся или члену трудового коллектива, ушедшему на пенсию, а также семье умершего сотрудника;
- фин. поддержка, связанная с природными катаклизмами;
- выплаты пострадавшим от терактов и членам их семей.
- Положения п. 2 ст. 230 НК РФ бесспорно указывают на то, что отчетность 6-НДФЛ должна содержать сведения только о рассчитанных и перечисленных налогах, соответственно, если размер финансовой поддержки работнику не превысит 4 000 руб. за год, то вносить данные о таких выплатах в отчет не нужно. Это согласуется с пояснениями ФНС, данными в письмах от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 24.03.2016 № БС-4-11/5106. Если же размер фин. поддержки трудящемуся за год превысит 4 000 руб., то с излишков должен быть рассчитан и уплачен налог, а информация об этом занесена в отчет. То же самое касается единовременной выплаты, связанной с рождением детей, только не облагаемый налогом лимит в этом случае составляет 50 000 руб.
- Финансовая помощь организации, облагаемая подоходным налогом, полностью должна указываться в отчетном документе 6-НДФЛ без каких-либо исключений.
Как отразить матпомощь в 6-НДФЛ (пример заполнения)
Отчетность 6-НДФЛ формируется на основе сведений, составляющих регистр налогового учета предприятия. Внутренней документацией компании можно утвердить отдельный регистр, содержащий все коэффициенты, требующиеся для заполнения 6-НДФЛ.
Отчетность 6-НДФЛ состоит из 2 разделов:
- сводные данные;
- даты и суммы реально полученных доходов и переведенного налога.
Раздел 1 формируется нарастающим итогом с начала года, а раздел 2 — на основе показателей, произведенных за отчетный квартал. В свою очередь, раздел 1 условно может быть разделен на 2 блока, состоящих из:
- граф с 010 по 050;
- граф с 060 по 090.
1-й блок заполняется самостоятельно по каждой из налоговых ставок, то есть, если в штате компании числятся как резиденты (ставка 13%), так и нерезиденты (ставка 30%), графы 1-го блока заполняются 2 раза. 2-й блок заполняется 1 раз.
При фиксации в отчете сведений о предоставлении сотрудникам материальной помощи необходимо помнить, что, несмотря на отсутствие обязанности взыскать налог с такой выплаты, оказанной в размере менее 4 000 руб., целесообразно сведения об этом в отчете указать. Такая предусмотрительность поможет избежать ошибок при исчислении налога, так как матпомощь может выплачиваться за год не единожды.
Пример
В марте 2018 года работник получил финансовую помощь 3 000 руб., а в июне этот же специалист получил еще одну матпомощь в размере 15 000 руб. Следовательно, в отчетной документации 6-НДФЛ за 1-й квартал матпомощь будет указана по графе 020 — 3 000 руб., по графе 030 — 3 000 руб. В отчете за 2-й квартал (полугодие) эти выплаты значатся по графе 020 — 18 000 руб., по графе 030 — 4 000 руб.
Больше информации о расчете 6-НДФЛ вы найдете в нашей специальной рубрике .
Чтобы верно отразить сведения о финансовой поддержке сотрудника в отчетном документе 6-НДФЛ, требуется правильно классифицировать вид выплаты и определить, облагается ли подоходным налогом такая поддержка и в каком размере.
Не всякая материальная помощь облагается НДФЛ. И не всякая матпомощь должна попасть в расчет 6-НДФЛ. Так, какая именно материальная помощь отражается в расчете и как?
Какая материальная помощь в 6-НДФЛ не отражается
В Расчете не нужно показывать необлагаемую НДФЛ материальную помощь, которая не поименована в Приложении № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Объяснение этому простое. Сумма исчисленного налога (строка 040) определяется как разница строк 020 «Сумма начисленного дохода» и 030 «Сумма налоговых вычетов», умноженная на налоговую ставку (строка 010). Это одно из основных равенств, предусмотренных , и которое анализируется при проведении .
Срок перечисления налога
В строке 120 «Срок перечисления НДФЛ» указывается дата, не позднее которой НДФЛ с матпомощи должен быть перечислен в бюджет. Это рабочий день, следующий за днем выплаты дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ , п. 7 ст. 6.1 НК РФ , Письмо ФНС от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@ ).
Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ
Рассмотрим отражение материальной помощи на примере с использованием условных цифровых данных. Предположим, что других выплат, кроме материальной помощи, в отчетном периоде не было, при этом каждый из видов материальной помощи выплачивался разным работникам. Даты выплаты, фактического получения дохода, удержания и перечисления НДФЛ не указаны для тех видов матпомощи, которые в форме 6-НДФЛ не отражаются.
Для матпомощи, отражаемой в форме 6-НДФЛ и полностью уменьшенной на вычет, дата удержания НДФЛ и срок его перечисления указаны в формате «00.00.0000». Об этих особенностях мы рассказывали в .
Несмотря на то что сама форма несколько изменилась (были внесены изменения в Титульный лист), общий принцип заполнения 6-НДФЛ остался прежним. Поэтому приведенный нами ранее пример актуален и сейчас.
Работодатели вправе оказывать материальную поддержку своим сотрудникам. Если матпомощь облагается НДФЛ, ее следует показать в 6-НДФЛ. Каким образом отразить материальную помощь в 6-НДФЛ, узнаете из наглядных примеров.
В зависимости от вида и назначения матпомощи бухгалтер отражает ее в форме 6-НДФЛ. Возможны варианты: вся сумма помощи отражается в расчете; матпомощь не фиксируется в 6-НДФЛ.
Вариант № 1. Полное отражение материальной помощи в 6-НДФЛ. Пример заполнения
У вахтера Абрамова О. Т. родился сын. Директор ООО «Сигнал», в котором трудится Абрамов, выплатил молодому отцу материальную помощь в размере 73 000 рублей. Согласно трактовке п. 8 ст. 217 НК РФ 50 000 рублей не облагаются НДФЛ. А с суммы превышения нужно исчислить налог ((73 000 — 50 000) х 13 % = 2 990 рублей). Помощь выдана Абрамову 05.07.2017.
Раздел 1:
строка 010 (ставка) — 13
строка 020 (пособие, выданное Абрамову) — 73 000
строка 030 (необлагаемая сумма) — 50 000
строка 040 (исчисленный НДФЛ с матпомощи Абрамову) — 2 990
строка 070 (сумма удержанного с матпомощи налога) — 2 990
Раздел 2:
строка 100 (признан доход вахтера Абрамова) — 05.07.2017
строка 110 (удержан НДФЛ с пособия вахтера Абрамова) — 05.07.2017
строка 120 (отправить НДФЛ на счет налоговой инспекции нужно не позднее этого числа) — 06.07.2017
строка 130 (сумма матпомощи) — 73 000
строка 140 (удержанный налог) — 2 990
Вариант № 2. Материальная помощь не фиксируется
Есть ряд выплат, с которых НДФЛ не платится. Не нужно исчислять налог с материальной помощи (ст. 217 НК РФ):
В связи со смертью работника (выплачена родственникам) или смертью членов семьи работника на пенсии;
В связи со природным бедствием или чрезвычайным обстоятельством;
Лицам, получившим травмы в результате терроризма;
С связи с появлением на свет ребенка (предельная выплата — 50 000 рублей) и т.д.
Пример. У вахтера Абрамова О. Т. родился сын. Молодому отцу компания оказала материальную поддержку в размере 47 000 рублей. Согласно содержанию п. 8 ст. 217 НК РФ 50 000 рублей не облагаются НДФЛ. Выплаченная помощь не выходит за рамки лимита, поэтому данную сумму не фиксируют в 6-НДФЛ. Налог с матпомощи не исчисляют.
Помимо перечисления зарплаты и обязательных компенсаций, некоторые работодатели предусматривают возможность получения сотрудниками материальной помощи. Уплачивать ли налоги с таких сумм и как материальная помощь показывается в 6 НДФЛ?
Это дополнительные денежные средства, выдаваемые сотруднику организации, при возникновении определенных жизненных ситуаций, которые сопровождаются большими финансовыми затратами. На законодательном уровне понятие “материальная помощь” четко не установлено. Более того, работодатель не обязан производить физическим лицам такие выплаты. Если он все же желает это делать, данная возможность должна быть прописана в нормативных актах компании, трудовом и коллективном договорах.
Важно! Размер матпомощи и цели, на которые она направлена, каждая организация определяет для себя сама. Однако, во избежание споров с контролирующими органами, нормативные документы работодателя должны содержать четкие формулировки и цифры.
Выплачиваются деньги на основании заявления работника, которое содержит причины обращения и точные суммы. При необходимости прикладываются дополнительные документы подтверждающие событие (свидетельства о рождении, смерти и т.д.).
Что не попадает в отчетность?
Есть выплаты, которые не облагаются НДФЛ. Их указывать не нужно, иначе расчет будет заполнен не верно. Дело в том, что исчисленный налог (поле 040) определяется как производная всех выплаченных доходов (020), (за исключением вычетов, отображенных в поле 030) и налоговой ставки (010). Если в суммарный доход включаются необлагаемые вознаграждения, данные, по строке 040 отобразятся не корректно. Дублировать суммы матпомощи в строке 030, также не правильно, потому что в этом поле сведенья заносятся только по установленным кодам вычетов.
Денежные суммы, которые не учитываются в отчетности:
- Разовая помощь родственникам умершего сотрудника(применяется и к бывшим работникам – пенсионерам);
- единовременная материальная помощь работнику, в том числе и вышедшему на пенсию, в случае смерти членов семьи;
- помощь при возникновении чрезвычайных обстоятельств;
- помощь жертвам терактов, родственникам погибших при террористических актах;
- иные выплаты, не включенные в Приложение 2 Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Необходимо включать в отчетность
Материальная помощь, полностью подлежащая налогообложению, отражается по строке 020. Если она включена в перечень Приложения 2 Приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, то полностью или частично освобождена от уплаты налогов. Однако, все равно учитывается в строке 020, а в строке 030 надо показать сумму, которая не подлежит налогообложению.
Освобождаются от уплаты НДФЛ:
- Матпомощь лицам с ограниченными возможностями до 4000 рублей в год;
- Денежные средства, перечисленные ушедшим на пенсию или уволившимся, в связи с инвалидностью до 4000 рублей в год;
- Единовременная помощь при рождении (усыновлении) ребенка – до 50 тыс. рублей за год. Денежные средства должны быть выплачены сотруднику в течение года.
Важно! Любая материальная помощь свыше 4000 рублей на одного человека в течение текущего налогового периода, не облагается налогами.
На сегодняшний день нет единого мнения, включать ли в отчетность матпомощь, которая не превышает установленный необлагаемый лимит. Все же показать в 6 НДФЛ отчете ее стоит, так как он заполняется нарастающем итогом, и в будущем работнику может быть выдана еще одна выплата, которая уже превысит установленный лимит и с нее необходимо будет удержать НДФЛ.
Заполнение раздела 2
Если с полями 130-140 все понятно, там указываются размер помощи и удержанный с нее налог, то какие даты необходимо проставлять в графах 100-120? Разберем все поля отдельно:
- 100 – указывается день, когда материальная помощь была получена сотрудником, независимо какую форму она принимает;
- 110 – с денежных выплат НДФЛ удерживается в день перечисления. С матпомощи в виде продукции или услуг, налог удерживается с ближайших денежных перечислений работнику (но не более 50% от суммы дохода). Причем цели выплат не имеют значение;
- 120 – указывается день, когда налог должен быть уплачен в казну по закону.
Некоторые работодатели предусматривают дополнительные выплаты к ежегодному отпуску или пособию по временной нетрудоспособности. В 6 НДФЛ такая материальная помощь показывается с учетом некоторых особенностей.
Даты перечисления доходов должны совпадать, так же как и дата удержания налога – будет такой же. Отличия возникают только при заполнении поля 120.
Внимание! По закону установлены разные сроки перечисления подоходного налога с таких выплат. Для отпускных и больничных – это будет последний день месяца, в котором производилась выплата. Для матпомощи – следующий день после перечисления средств сотруднику.
Примеры заполнения.
1) Семенов Л.И. получил материальную помощь дважды:
- Февраль – 3500 руб.;
- июнь – 3000 руб.
Хотя эти суммы по отдельности попадают в установленный необлагаемый лимит, суммарно они превышают его на 2500 рублей (3500 + 3000 – 4000). Налоговый агент обязан удержать налог с этой суммы. Первая выплата отразится в отчете за 1-й квартал, и не будет облагаться НДФЛ. В отчете за полугодие будет показан уже общий объем матпомощи. НДФЛ удержится с суммы превышающий лимит.
2) Сотрудник был отправлен в ежегодный отпуск в марте. Сумма отпускных составила 28 943,50 руб. В компании есть дополнительная выплата в размере – 5000 руб. Бухгалтер должен отразить материальную помощь в форме 6 НДФЛ следующим образом:
Заключение
В зависимости от цели выдачи материальной помощи, она указывается или нет в отчете. Полностью освобожденную от уплаты налога выплату показывать не нужно. Форма 6 НДФЛ заполняется только по денежным суммам, где полностью или частично облагаются налогом.