Las reglas generales para completar un informe anticipado son las siguientes:
- El informe se elabora dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de:
- la expiración del período para el cual se emitieron los fondos, especificado en la solicitud del empleado para la emisión de dinero a cuenta;
- el empleado que regresa al trabajo si el período por el cual se emitió el dinero expiró durante su enfermedad o vacaciones;
- el regreso del empleado de un viaje de negocios.
Por incumplimiento del plazo, el empleado puede ser sancionado económicamente.
“¿El empleado volvió a retrasar el trabajo principal? Castigar con un rublo" .
- El informe se elabora en el formulario unificado AO-1 o en el formulario adoptado por la organización.
Puede descargar el formulario de informe en nuestro sitio web; consulte. "Formulario unificado No. AO-1 - informe anticipado (descargar)" .
- Completado conjuntamente por el empleado y el contador.
- Aprobado por el gerente.
- Se requieren documentos que confirmen los gastos incurridos por el empleado (cheques, facturas, boletos, etc.) como anexos al informe.
Cómo completar correctamente un informe anticipado
El informe anticipado se puede dividir en 3 partes:
- La primera parte (anverso) la completa el contador. Aquí se reflejan los detalles del documento (su número y fecha), información sobre la organización y el responsable, sobre el anticipo que se le emitió, información resumida sobre los fondos gastados y cuentas contables que reflejan su movimiento y cancelación, como así como información sobre la emisión de gastos excesivos al empleado o el recibo de él de un anticipo no utilizado.
- La segunda parte es un recibo desprendible que confirma la aceptación del informe para su verificación. El contador lo llena, lo corta y se lo entrega.
- La tercera parte del documento (el reverso del formulario AO-1) se completa de forma colectiva. El empleado declarante refleja en él línea por línea el detalle de los documentos con los que acredita los gastos que ha realizado, así como el importe del gasto “según el informe”. Y el contador ingresa el monto aceptado para contabilidad y la cuenta contable en la que se "contabilizará" el gasto.
El informe está firmado por el empleado, el contador y el jefe de contabilidad. Luego se envía al gerente para su aprobación; el sello correspondiente se encuentra en el anverso del documento.
¡NOTA! Se puede preparar un informe anticipado no solo en papel, sino también en formato electrónico.
Para obtener más información sobre esto, consulte el artículo. “El informe anticipado se puede firmar electrónicamente” .
Informes anticipados de 2019: dónde ver un ejemplo y descargar un formulario de muestra gratuito
No hubo cambios en los informes anticipados en 2019 (ni tampoco en 2017-2018); aún es necesario completar este documento. Si el informe anticipado se elabora en formato electrónico, es necesario utilizar la firma electrónica de todos los empleados involucrados en su cumplimentación (carta del Ministerio de Hacienda de 20 de agosto de 2015 No. 03-03-06/2/48232 ).
Puede familiarizarse con un ejemplo y una muestra de cómo completar un informe anticipado en nuestro sitio web. Veamos un ejemplo hipotético.
Digamos que el 21 de enero de 2019, IKS LLC entregó a su empleado O.D. Smirnov dinero por la cantidad de 20.000 rublos. Por la compra de 5 cartuchos de impresora. No hubo avances no utilizados detrás de él. La compra se realizó el mismo día y el empleado presentó el informe al día siguiente, es decir, el 22 de enero.
El empleado gastó sólo 18.950 rublos. (La compra no estuvo sujeta al IVA porque el vendedor aplica el sistema tributario simplificado). Fondos no utilizados por valor de 1.050 rublos. lo devolvió al cajero inmediatamente después de presentar el informe al departamento de contabilidad.
A continuación se muestra una muestra de cómo completar un informe anticipado para esta situación.
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Según la legislación vigente de la Federación de Rusia, todo empleado que haya recibido una determinada cantidad de dinero para gastos de viaje, la compra de bienes o para otras necesidades está obligado a informar las cantidades gastadas al departamento de contabilidad de la empresa donde él trabaja. Para hacer esto, debe completar el llamado informe anticipado en el formulario No. AO-1 y adjuntarle todos los recibos y documentos que confirmen los gastos incurridos. La forma unificada fue aprobada por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 1 de agosto de 2001 No. 55.
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Cómo completar correctamente un informe anticipado
El llenado del formulario comienza desde el frente. En la línea superior debe ingresar el nombre de la organización. El empleado también debe indicar su apellido con iniciales, la fecha de finalización, la unidad estructural a la que pertenece y su cargo. También es necesario introducir el destino previsto del anticipo, por ejemplo, "necesidades del hogar", "gastos de viaje", etc.
En la columna de la izquierda debe indicar el monto del saldo (fondos no gastados) o el monto del gasto excesivo (si hubo saldo o gasto excesivo). Luego debe completar el formulario en el reverso, enumerando todos los documentos que confirman los gastos incurridos (el nombre de cada documento debe ingresarse en una columna separada). Se deben sumar todos los montos indicados en los documentos y el resultado escrito en la línea “Total”. A continuación debe poner una firma y su decodificación.
Después de completar el reverso del informe de gastos de acuerdo con la recomendación descrita anteriormente, debe regresar al frente, ingresando en la línea "gastado" la cantidad que se muestra en la línea "Total" en el reverso del forma. A continuación deberá indicar el número de documentos adjuntos al informe y el número de hojas de cada uno de ellos. Las líneas restantes deben ser completadas por el contador.
Cuando un empleado presenta un informe al departamento de contabilidad, el contador está obligado a emitir un recibo a cambio.
Los informes compilados incorrectamente son el pan de cada día de muchos inspectores fiscales. Encontrarán de qué quejarse: o no se asigna el IVA, falta algún recibo o algunos de los gastos indicados no son productivos. Por lo tanto, el director de cualquier empresa debe capacitar a sus empleados en todas las sutilezas de la elaboración de este documento.
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La cumplimentación de un informe anticipado se produce en los casos en que los empleados de empresas y organizaciones reciben del departamento de contabilidad una determinada cantidad de dinero para gastos asociados con sus actividades profesionales.
ARCHIVOS
En la mayoría de los casos, los fondos se emiten para gastos de viaje o gastos relacionados con las actividades comerciales y domésticas de la empresa (compra de material de oficina, papel de oficina, muebles, etc.). Pero antes de emitir las finanzas, el contador debe recibir una orden u orden correspondiente del director de la empresa, que indicará el monto exacto y el propósito de emitir el anticipo.
Una vez realizados los gastos, el empleado que recibió el dinero está obligado a devolver el saldo a la caja de la empresa o, si hubo un gasto excesivo, a recibir el exceso de dinero gastado en la caja registradora. Es en esta etapa que se elabora un documento llamado "Informe anticipado".
Cómo confirmar gastos
No puede simplemente devolver el dinero restante a la caja de la empresa. Es necesario presentar a los especialistas del departamento de contabilidad documentos que confirmen que los fondos contables se gastaron exactamente para los fines para los que fueron proporcionados. Estas pruebas incluyen principalmente cajas registradoras, recibos, billetes de tren, formularios de informes estrictos, etc. Todos los documentos anteriores deben tener detalles, fechas y montos claramente legibles.
Reglas para redactar un informe.
Hoy en día no existe una plantilla de informe unificada que deba completarse estrictamente; sin embargo, la mayoría de los contadores, a la antigua usanza, prefieren utilizar un formulario que antes era de aplicación general. Esto es comprensible: incluye toda la información necesaria, incluyendo -
- información sobre la organización que emitió el dinero,
- el empleado que los recibió,
- cantidad exacta de fondos
- los fines para los cuales fueron destinados.
- Los gastos incurridos también se reflejan aquí, junto con todos los documentos justificativos. Además, el informe contiene las firmas de los empleados contables que emitieron el dinero y aceptaron el saldo, así como del empleado para quien se registraron los fondos contables.
No es necesario sellar un documento, ya que forma parte del flujo documental interno de la empresa, además, desde 2016, las personas jurídicas, como antes y los empresarios individuales, tienen pleno derecho legal a no utilizar sellos y timbres para endosar; documentos.
El documento se crea en una única copia original y no es necesario retrasar su cumplimentación; de acuerdo con la ley, deberá emitirse en un plazo máximo de tres días después de que se haya gastado el dinero.
Dado que el informe de gastos pertenece a la documentación contable primaria, conviene tener mucho cuidado al cumplimentarlo y tratar de evitar errores. En los casos en que esto no se pueda evitar, es mejor completar un nuevo formulario.
Ejemplo de informe anticipado
A pesar del nombre serio y la importancia del documento, completarlo no es muy difícil.
La primera parte del documento la completa el empleado que recibió el dinero a cuenta.
- Al principio, se escribe el nombre de la empresa y se indica su código OKPO (); estos datos deben corresponder a los documentos de registro de la empresa. A continuación, ingrese el número del informe contable y la fecha de su elaboración.
- A la izquierda quedan algunas líneas para la aprobación del director de la empresa: aquí, después de completar el informe completo, el director deberá ingresar el monto en palabras, firmar y fechar el documento.
- Luego viene la información sobre el empleado: ingrese la unidad estructural a la que pertenece, su número de personal, apellido, nombre, patronímico, indique el cargo y finalidad del anticipo emitido.
A la mesa de la izquierda el empleado que informa ingresa información sobre los fondos emitidos, en particular, indica el monto total, así como información sobre la moneda en la que se emitió (si se utilizan monedas de otros países). A continuación se muestra el monto del saldo o gasto excesivo.
A la mesa derecha El contable ingresa los datos. Esto incluye información sobre cuentas y transacciones contables, en particular, se indican las subcuentas a través de las cuales pasa el dinero y montos específicos.
Debajo de la tabla se indica el número de archivos adjuntos al informe de gastos (es decir, documentos que confirman los gastos).
Después de completar toda la información necesaria, el informe y los documentos adjuntos están obligados a ser verificados por el jefe de contabilidad y en la línea correspondiente (en palabras y cifras) indicar el monto aprobado para el informe.
Luego, los autógrafos del contador y el jefe de contabilidad se ingresan en el informe, así como información sobre los fondos restantes o gastados en exceso; en las celdas requeridas se indica la cantidad específica y la orden de efectivo a través de la cual pasa. El cajero que aceptó el saldo o emitió el descubierto también firma el documento.
El reverso del informe de gastos contiene información sobre todos los documentos adjuntos: cabe aquí
- su listado completo indicando detalles, fechas de emisión, nombres, monto exacto de cada gasto (emitido y aceptado a contabilidad),
- así como el número de la subcuenta contable por la que pasan.
Debajo de la tabla, el responsable deberá poner su firma, que indicará la exactitud de los datos ingresados.
La última sección (parte de corte) incluye un recibo del contador a quien el empleado informante entregó los documentos que acreditan los costos. Aquí están indicados
- apellido, nombre, patronímico del empleado,
- número y fecha del informe,
- cantidad de fondos emitidos para gastos (en palabras),
- así como el número de documentos que confirmen los costos.
Luego, el contador debe poner su firma debajo del documento y la fecha en que se completó el documento y transferir esta parte al empleado que proporcionó el informe.
El formulario unificado de informe anticipado (AO, f. AO-1), cuya nueva muestra ofrecemos descargar de forma gratuita en Word o Excel en esta página, le permitirá organizar correctamente la confirmación del gasto de dinero contable en la empresa. . Al completar el formulario propuesto para organizaciones presupuestarias 0504505 en lugar del antiguo análogo 0504049, el empleado que recibió el efectivo podrá presentar al departamento de contabilidad, junto con los documentos de respaldo, evidencia del gasto de fondos previsto.
Características de completar un informe anticipado por parte del destinatario.
Un informe de gastos típico se elabora en forma de documento primario de dos caras. Además del número y fecha de llenado, en su anverso (columna 1-6) el nombre de la empresa, datos del destinatario del efectivo (FMO, número de personal, cargo, etc.), así como el monto y finalidad de los fondos asignados están escritos. La tabla de la izquierda contiene información sobre el anticipo anterior y el dinero recién recibido, indicando su saldo (gasto o sobregasto).
En el reverso de AO-1, se deben enumerar todos los documentos que confirmen el gasto de los fondos recibidos, indicando los costos correspondientes a cada artículo:
- certificado de viaje;
- billetes de viaje;
- recibos de pago;
- recibos de ventas, etc.
Los documentos justificativos también se numeran según el orden en que se registran. Si los fondos contables se recibieron en moneda extranjera, se completan las líneas correspondientes: 1a (anverso), 6 y 8 (reverso). La preparación adicional de los informes anticipados (columnas 7 a 10) se confía a los empleados del departamento de contabilidad. Y la aprobación de los documentos previamente verificados la realiza el director de la empresa (IP).
¿Cuándo se forma una JSC?
Sólo se podrá emitir efectivo a personas que hayan celebrado contratos de trabajo con la empresa (IP) en los siguientes casos:
- necesidades económicas y operativas;
- anticipo para gastos de viaje;
- reembolso de gastos de viaje.
Además, si en el informe hay una deuda por el anticipo anterior, el siguiente desembolso de efectivo a este empleado, por regla general, no se realiza. También está prohibido transferir este dinero a otras personas, incluidos familiares cercanos.
Un empleado que haya recibido fondos contables debe, dentro de los tres días hábiles posteriores al final del período para el cual se emitió la cantidad especificada (después de su llegada de un viaje de negocios), presentar evidencia documental de sus gastos.
Descarga el formulario
Si no ha encontrado la respuesta a su pregunta o aún hay malentendidos, comuníquese con un abogado para una consulta gratuita en el chat de nuestro sitio web.
| Formulario de informe anticipado AO-1 |  |  |  |
| Formulario de informe anticipado modelo 0504505 |
Un contador es una profesión compleja que requiere que el empleado no solo concentre su atención y verifique periódicamente los cálculos, sino también tener conocimiento de las leyes, así como la capacidad de completar rápidamente y sin errores varios formularios. El dominio es sólo el primer paso; Es mucho más difícil comprender los principios de elaboración de un informe anticipado, un recibo o una orden de gasto en efectivo. Afortunadamente, ahora puede descargar materiales de capacitación y muestras de cómo completar formularios en Internet, de manera rápida y completamente gratuita.
A continuación te contamos en qué casos un empleado del departamento de contabilidad necesita elaborar un informe anticipado, si vale la pena adherirse a un formulario unificado, como es el caso, y también el procedimiento para cumplimentar el formulario. Y al hacer clic en los enlaces de las secciones finales del artículo, podrá descargar formularios de documentos para trabajar en Microsoft Word o Excel.
¿Cuándo se necesita un informe anticipado?
Un especialista del departamento de contabilidad completa un informe anticipado en el formulario AO-1 para controlar los fondos asignados a un empleado o varios empleados enviados por la organización para realizar una tarea oficial.
La base para emitir un anticipo en este caso puede ser:
- , independientemente de su duración y finalidad;
- compra de artículos de inventario necesarios para la empresa (combustibles y lubricantes, materias primas, material de oficina, etc.);
- otras asignaciones de interés para la organización.
Importante: el informe de gastos, cuyos formularios y una muestra se pueden descargar desde los enlaces de las siguientes secciones, se puede elaborar tanto en un ordenador como a mano. Un contador con suficiente tiempo y perseverancia puede incluso forrar él mismo una hoja de papel en blanco, pero es mucho más fácil encontrar un formulario en Internet, al mismo tiempo averiguar el tamaño o ver algunas lecciones sobre cómo trabajar con materiales de encuadernación.
El documento, completado en el anverso por el contador, se entrega al empleado responsable de gastar los fondos y, al finalizar la tarea oficial (por ejemplo, después de realizar una compra o regresar de un viaje de negocios), se devuelve. al departamento de contabilidad en un plazo de tres días.
Importante: el informe anticipado en el formulario AO-1 debe estar certificado con firmas de ambas partes. El contador que completó el formulario debe firmar el anverso y el empleado responsable debe firmar el reverso. No es necesario colocar el sello o estampilla de la organización en el documento, aunque sí es aceptable; Esto es difícil desde un punto de vista técnico: al imprimir en una hoja A4, prácticamente no queda espacio para imprimir.
¿Cómo se completa un informe anticipado?
El informe anticipado en el formulario AO-1 consta de dos partes:
- El primero, completado por el contador antes de entregar el documento al empleado, contiene los siguientes bloques:
- “Apruebo”: a diferencia de otros, las anotaciones en él (el monto del informe en rublos y kopeks, cargo y firma) las realiza el jefe de la empresa o sucursal;
- Código de organización OKPO;
- nombre oficial completo y, si es necesario, abreviado de la persona jurídica;
- número de serie del documento y fecha de su ejecución;
- el nombre del departamento de la estructura (si no está allí, puede poner un guión o duplicar el nombre de la organización);
- apellido, nombre, patronímico, número de personal y cargo del empleado responsable;
- monto del pago por adelantado (en rublos o moneda extranjera);
- propósito de la transacción financiera;
- gastos excesivos, débito y crédito (en las celdas correspondientes de la tabla dinámica);
- el número de documentos que justifican gastos (recibos, cheques, boletas, facturas y otros) y el número total de hojas;
- firmas del jefe de contabilidad y del contador ejecutivo.
- En la segunda parte, en la que el empleado responsable realiza anotaciones, es necesario indicar:
- número de serie del documento que confirma la conveniencia de un pago en particular (boleto, cheque, recibo, certificado);
- la fecha de ejecución del documento que confirma la viabilidad de un pago en particular y su número;
- nombre completo del documento;
- el monto de los gastos de cada artículo (en rublos o dólares) según el informe y aceptado para contabilidad;
- saldo de cuenta (débito);
- a continuación: los valores totales de los gastos incurridos en rublos y (o) moneda.
Debajo de la mesa, el empleado que informa pone su firma con una transcripción. No es necesario proporcionar la fecha en que se completó la tabla. Completar el formulario de informe anticipado en el formulario AO-1 no es más difícil que; Lo principal es no omitir campos y comparar los valores dados con los reales para evitar inconsistencias, pagos insuficientes o pagos excesivos.
Muestra de cómo completar un informe anticipado.
Puede descargar ejemplos de cómo completar el formulario AO-1, que se puede abrir en cualquier editor de texto, utilizando los enlaces anteriores.
Informe anticipado - formulario (descarga gratuita de Word)
Puede descargar el formulario de informe anticipado para trabajar en MS Word o programas similares haciendo clic en el enlace de arriba.
Formulario de informe anticipado: descarga gratuita en Excel
Puede descargar el formulario de informe anticipado para editarlo en MS Excel o cualquier editor de hojas de cálculo utilizando el enlace de arriba.
resumámoslo
Un contador elabora un informe anticipado en el formulario AO-1 si es necesario emitir dinero a un empleado enviado en una asignación oficial. El empleado responsable completa la segunda cara del documento (una tabla que indica los gastos y los nombres de los documentos de pago). El informe deberá presentarse al departamento de contabilidad no más de tres días hábiles después de la ejecución del pedido.
Un informe anticipado se puede completar a mano o en una computadora. Para evitar errores al completar los campos, se recomienda que se familiarice con el documento de muestra presentado anteriormente. Los formularios del formulario AO-1 para trabajar en Word y Excel se pueden descargar desde los enlaces proporcionados en las secciones anteriores.